Передвижение документов в организации.

Под термином «документооборот» понимается путь, который проходят документы компании от момента их появления до того, когда они будут получены адресатом, обработаны и завершены.

Иными словами, это движение документов. Они действительно передвигаются – от одного специалиста к другому, затем к руководителю и т.д., могут быть также отправлены письмом или электронной почтой. Каждая компания имеет свой определенный порядок электронного документооборота программы. Его устанавливает руководящий орган. Существует путь движения документов «сверху вниз». В таком случае все входящие документы вначале просматриваются руководителем организации, и именно он затем назначает тех, кто будет являться исполнителем.

В случае, если организация разделила обязанности и функции между отделами и конкретными сотрудниками, входящие документы будут сразу распределяться в те отделы, которыми должны быть исполнены.

Специалисты в области документов рекомендуют постоянно следить за документооборотом. Его необходимо регулировать и устанавливать определенные нормы. Существует даже такая система, при которой движение документов в компании осуществляется по определенной схеме, а разрабатывает такие технологические схемы службы ДОУ (документационное обеспечение управления). Схемы составляются очень подробно, и в них отражается каждый этап и пункт назначения любого документа, а также время их поступления и срок обработки.

Передвижение документов в организации можно разделить на несколько шагов:

1. Прием документа и его обработка на начальном этапе;

2. Анализ поступившего документа в службе ДОУ;

3. Внесение документа в регистрационную тетрадь или журнал;

4. Переправка документа непосредственному исполнителю, контроль за его получением и подпись проекта документа;

5. Закрытие документа или его отправка.